Terms and Conditions

Last updated on 29 November 2018

Summary

This is an English summary of the terms and conditions. Read it carefully! Below is the fine (legal) print (Dutch only).

  • If you register through the registration form, you are required to pay to your ticket (even if you don’t show up). Payment should happen within 2 weeks after registration.
    • If you cancel until 3 weeks before the Dansstage (before 8 February 2019) you only pay a €5 administrative fee.
    • If you cancel between 3 weeks and 1 week before the Dansstage (between 8 and 22 February 2019) you pay 50% of your ticket.
    • If you cancel 1 week before the Dansstage or later (after 22 Feburary 2019), you pay the full ticket price.
    • Note that you have to pay these fees even if you hadn’t paid your ticket yet!
    • In case there are people on the waiting list for the same type of ticket (level and leader/follower), your ticket can be transferred to them. In that case you only pay a €5 administrative fee (even if you hadn’t paid your ticket yet).
  • If you’re on the waiting list and we found a free spot for you, we’ll mail you about it. Respond within 1 week to claim your spot!
    • If you claim the spot, you’re required to pay within 2 weeks after first hearing about it from us. That may be sooner than 2 weeks after claiming the spot!
  • During the workshops, you can only take pictures and videos with the teacher’s approval.
  • During the balls and in between the workshops, you may take pictures and videos, so long as they’re not used for any commercial purposes.
    • Bands may request no pictures be taken or published – we kindly ask you to respect this.
  • In general: respect everyone’s privacy! At all times participants, teachers and bands may ask to not appear recognisable on any imagery, and we ask you to respect that. They’ll have to indicate this to the photographer themselves.
    • When publishing photos and videos (including social media) we kindly request you to take them offline if the organisation or anyone appearing on the material asks you to.

The fine print

1. Definities en toepasselijkheid

1.1 In deze algemene voorwaarden worden de hiernavolgende termen in de navolgende betekenis gebruikt, tenzij uitdrukkelijk anders is aangegeven.

  • De stichting: Stichting Balfolkfabriek, ingeschreven in het Handelsregister van de KvK te Utrecht onder nr. 54749239, gevestigd Braziliëdreef 96, 3563 CL Utrecht.
  • De Dansstage: Het door de stichting georganiseerde evenement, plaats te hebben in Enschede van 1 tot en met 3 maart 2019.
  • De organisatie: de organisatie, aangesteld door en handelend namens de stichting, met als doel het organiseren van de Dansstage, bereikbaar op dansstage.enschede@balfolk.nl.
  • Deelnemer: de wederpartij van de stichting.
  • Overeenkomst: de overeenkomst tussen de stichting en deelnemer.
  • Datalek: een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens.

1.2 Indien een bepaling van de algemene voorwaarden nietig is of vernietigd wordt, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht.

2. Inschrijving

2.1 Middels het versturen van het inschrijfformulier geeft deelnemer aan een overeenkomst aan te willen gaan met de stichting en accepteert deelnemer de algemene voorwaarden. De overeenkomst komt tot stand als de organisatie de inschrijving van deelnemer via de e-mail bevestigt. De organisatie behoudt zich te allen tijde het recht voor om een inschrijving niet te bevestigen.

2.2 Deelnemer ontvangt binnen een dag van de organisatie bericht of de inschrijving wordt bevestigd. Indien de stichting de inschrijving niet kan bevestigen wegens een gebrek aan plekken, wordt de inschrijving op de wachtlijst geplaatst en ontvangt deelnemer hierover bericht (zie onder 6, Wachtlijst).

2.3 Zodra deelnemer van de organisatie bevestigd heeft gekregen dat de inschrijving is bevestigd, is deelnemer verplicht om binnen twee weken, doch niet later dan het begin van de Dansstage, het inschrijfgeld te betalen middels overschrijving. Mochten er problemen zijn met de overschrijving, dient deelnemer hierover binnen de gestelde termijn van twee weken contact op te nemen met de organisatie.

2.4 Het inschrijftarief is afhankelijk van de gegevens die aan organisatie zijn verstrekt middels het aanmeldingsformulier. Een overzicht van alle tarieven is te vinden op de pagina tarieven van de website van de Dansstage.

2.5 Als deelnemer de inschrijving na de bevestiging annuleert, gelden de voorwaarden zoals te vinden onder 5, Annulering. Zolang de inschrijving niet is geannuleerd, blijft de overeenkomst met de stichting in stand en is deelnemer het inschrijfgeld aan de stichting verschuldigd, dus óók in het geval dat deelnemer niet komt opdagen.

2.6 Als deelnemer niet binnen de aangegeven redelijke termijn reageert op een door de stichting danwel organisatie verstuurde betalingsherinnering, kan de organisatie besluiten om de overeenkomst op te zeggen. Deelnemer ontvangt een e-mail van de organisatie indien dit gebeurt. De betalingsverplichting komt dan te vervallen. Als deelnemer géén e-mail hierover ontvangt, blijven de overeenkomst en inschrijving in stand en staat deelnemer nog steeds ingeschreven. De inschrijving wordt alleen geannuleerd indien deelnemer dit per e-mail meldt aan de organisatie. Hiervoor gelden de voorwaarden zoals te vinden onder 5, Annulering.

3. Persoonsgegevens

3.1 Onder persoonsgegevens wordt verstaan alle informatie over deelnemer zoals die door deelnemer is verstrekt bij inschrijving of bij een wijziging, waaruit deelnemer direct of indirect kan worden geïdentificeerd.

3.2 Deelnemer is zelf verantwoordelijk voor de juistheid van persoonsgegevens. De stichting kan niet aansprakelijk worden gesteld voor schade die voortkomt uit de onjuistheid en/of onvolledigheid van persoonsgegevens.

3.3 Persoonsgegevens zullen door de stichting en de organisatie op een behoorlijke en zorgvuldige wijze worden verwerkt, waarbij deze zich houden aan de wettelijke voorschriften die volgen uit de Wet Bescherming Persoonsgegevens en Algemene Verordening Gegevensbescherming.

3.4 Persoonsgegevens worden slechts gebruikt voor de inschrijving van deelnemer en voor registratie, toegangscontrole en veiligheid op de Dansstage. Behoudens de in 3.5 genoemde uitzonderingen, worden persoonsgegevens niet aan derden ter beschikking gesteld, tenzij met uitdrukkelijk tevoren gevraagde en gegeven toestemming. De toegang tot persoonsgegevens is beperkt tot personen uit de organisatie.

3.5
a) Voorafgaand aan en tijdens de Dansstage kunnen gegevens over voedselallergieën worden gedeeld met op de Dansstage actieve cateraars en met catering belaste vrijwilligers.
b) Voorafgaand aan en tijdens de Dansstage kunnen gegevens over danservaring worden gedeeld met op de Dansstage aanwezige workshopdocenten.
c) Tijdens de Dansstage kunnen medische gegevens worden gedeeld met door de organisatie aangestelde eerstehulpverleners, alsmede externe hulpverleners, voor zover dat door de organisatie als noodzakelijk wordt geacht voor behoud van de veiligheid en gezondheid van deelnemer en omstanders.

3.6 Technische en organisatorische maatregelen worden getroffen om verstrekte gegevens te beschermen tegen verlies of enige andere vorm van onrechtmatige verwerking.

3.7 De organisatie verleent medewerking aan deelnemer wanneer deze een verzoek indient ter uitoefening van zijn of haar rechten zoals, maar niet beperkt tot, het recht op inzage, verbetering, verwijdering, bezwaar maken tegen de verwerking van persoonsgegevens en een verzoek tot overdraagbaarheid van eigen persoonsgegevens.

3.8 Een verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens door deelnemer wordt beschouwd als een annulering door deelnemer. Hiervoor gelden de voorwaarden zoals te vinden onder 5, Annulering.

3.9 De organisatie informeert deelnemer binnen vier werkdagen over ieder rechterlijk bevel, dagvaarding, wettelijke verplichting of anderszins verplichting tot het delen van diens persoonsgegevens met derden.

3.10 De organisatie informeert deelnemer over het ontdekken van een mogelijk datalek binnen 24 uur na het ontdekken ervan. De organisatie zal deelnemer vervolgens op de hoogte houden van nieuwe ontwikkelingen rondom het datalek.

3.11 De organisatie zal de volgende informatie verstrekken in geval van een datalek:
a) een gedetailleerde omschrijving van het datalek;
b) type/soort persoonsgegevens betrokken bij het datalek;
c) de getroffen maatregelen om negatieve gevolgen voor de bij het datalek betrokkenen te beperken en het datalek te verhelpen;
d) de oorzaak van het datalek;
e) de duur van het datalek en het ontstaansmoment.

3.12 De eventuele kosten die gemaakt worden om het datalek op te lossen, komen voor rekening van degene die de kosten maakt. Daarnaast behoudt de organisatie de mogelijkheid om andere rechtsmiddelen in te schakelen.

3.13 Persoonsgegevens worden uiterlijk 1 maand na afloop van de Dansstage vernietigd, tenzij anders overeengekomen.

4. Wijzigingen

4.1 Mocht er een onjuistheid of onvolledigheid in de inschrijving staan, of mocht er na het inschrijven iets veranderen in de situatie van deelnemer waardoor er iets aangepast moet worden aan de inschrijving en/of gegevens die bij de organisatie bekend zijn, dan dient deelnemer dit per e-mail aan de organisatie door te geven.

4.2 Mocht er nadat de organisatie het inschrijfgeld van deelnemer heeft ontvangen een wijziging zijn in inschrijfgegevens waarbij er op enigerlei wijze (extra) geld overgemaakt moet worden van de organisatie naar deelnemer of vice versa, wordt daarvoor €5,- administratiekosten in rekening gebracht.

4.3 Ook wanneer deelnemer bij het betalen van het inschrijfgeld niet in één keer het juiste bedrag overmaakt, wordt €5,- administratiekosten in rekening gebracht.

5. Annulering

5.1 Als deelnemer uiterlijk 3 weken voor het begin van de Dansstage annuleert (dus voor 8 februari 2019), brengt de stichting €5 administratiekosten in rekening aan deelnemer. Indien (een gedeelte van) de betaling al voltrokken is, worden de bedragen verrekend.

5.2 Als deelnemer tussen 3 weken en 1 week voor het begin van de Dansstage annuleert (dus tussen 8 februari en 22 februari 2019), brengt de stichting 50% van het inschrijfgeld in rekening aan deelnemer. Indien deelnemer besluit de inschrijving over te dragen op een ander persoon, brengt de stichting enkel €5 administratiekosten in rekening. Indien (een gedeelte van) de betaling al voltrokken is, worden de bedragen verrekend.

5.3 Als deelnemer minder dan 1 week voor het begin van de Dansstage annuleert (dus vanaf 22 februari 2019), brengt de stichting 100% van het inschrijfgeld in rekening aan deelnemer. Indien deelnemer besluit de inschrijving over te dragen op een ander persoon, brengt de stichting enkel €5 administratiekosten in rekening. Indien (een gedeelte van) de betaling al voltrokken is, worden de bedragen verrekend.

5.4 Deelnemer kan alleen annuleren door de organisatie bericht te sturen per e-mail.

6. Wachtlijst

6.1 Mocht na het aanmelden blijken dat de door deelnemer gekozen groep vol is, wordt deelnemer automatisch op de wachtlijst gezet. Deelnemer ontvangt hierover van de organisatie bericht per e-mail.

6.2 Zodra er een plaats voor deelnemer vrijkomt, wordt de plaats op de wachtlijst automatisch omgezet naar een inschrijving en ontvangt deelnemer hierover van de organisatie bericht per e-mail. Vanaf dan gelden alle voorwaarden zoals voor een gewone inschrijving met uitzondering van de hier genoemde voorwaarden.

6.3 Na het verzenden van onder 6.2 genoemde e-mail heeft deelnemer 1 week om te bevestigen dat deelnemer gebruik wil maken van de vrijgekomen plek, en dus in juridische zin de overeenkomst aangaat. Indien de organisatie binnen de gestelde termijn niets vernomen heeft van deelnemer, dan wordt de overeenkomst ontbonden zonder dat hier enige kosten aan verbonden zijn. Mocht deelnemer zich daarna alsnog bedenken, dan kan deelnemer opnieuw aangeven een overeenkomst aan te willen gaan middels een bevestiging hiertoe via de e-mail. In dat laatste geval kan een plaats voor deelnemer niet gegarandeerd worden, en wordt deze mogelijk opnieuw op de wachtlijst gezet.

6.4 Indien deelnemer binnen de onder 6.3 genoemde week aangeeft gebruik te willen maken van de vrijgekomen plek, gelden vanaf dat moment de algemene voorwaarden. Dit betekent dat deelnemer binnen 2 weken na het ontvangen van de onder 6.2 genoemde e-mail aan de betalingsverplichtingen moet voldoen.

6.5 De organisatie behoudt zich het recht voor om binnen de onder 6.3 genoemde week, doch niet nadat de onder 6.4 genoemde bevestiging van deelnemer is ontvangen, het vrijkomen van de plek in te trekken door dit aan deelnemer te communiceren. In dit geval wordt deelnemer teruggeplaatst op de wachtlijst.

6.6 Indien deelnemer na aanvang van de Dansstage de overeenkomst aangaat, dan dient binnen twee weken na afloop van de Dansstage aan de betalingsverplichting te zijn voldaan.

7. Evenement

7.1 Tijdens de bals op de Dansstage is het deelnemer toegestaan beeldopnames te maken, mits deze niet zijn bedoeld voor commercieel gebruik, en met inachtneming van de onder 7.3 genoemde beperkingen. Uitzondering hierop is indien de organisatie, de stichting, of een uitvoerende band vraagt om geen beeldmateriaal te maken danwel te publiceren. Het is deelnemer tijdens de bals niet toegestaan geluidsopnames te maken.

7.2 Tijdens de workshops is het deelnemer niet toegestaan beeld- of geluidsopnames te maken, behoudens goedkeuring van de docent van de betreffende workshop, met inachtneming van de onder 7.3 genoemde beperkingen.

7.3 Beeld- en geluidsopnames mogen door deelnemer alleen worden gemaakt indien de privacy van mensen wordt gerespecteerd. Te allen tijde mogen andere deelnemers, bands, docenten en andere aanwezigen aangeven niet herkenbaar op beeldopnames voor te willen komen en dient dit door deelnemer gerespecteerd te worden. De persoon in kwestie dient dit zelf aan te geven.

7.4 Publicatie, met inbegrip van maar niet beperkt tot publicatie op internet en social media, van op de Dansstage opgenomen beeld- en geluidsmateriaal is toegestaan mits duidelijk vermeld wordt dat het is opgenomen op de Dansstage, inclusief een link naar de website van de Dansstage (dansstage.nl). Het materiaal dient onmiddellijk uit de publicatie verwijderd te worden indien dit wordt verzocht door de stichting, de organisatie en/of enig persoon voorkomende op het materiaal.

7.5 Onverminderd de geldigheid van deze voorwaarden zijn tijdens de Dansstage de huisregels van de Universiteit Twente van kracht.

7.6 Indien de organisatie dit redelijkerwijs nodig acht ter handhaving van de rust en orde tijdens de Dansstage, in ieder geval als de openbare orde of veiligheid tijdens de Dansstage in gevaar komt, heeft zij het recht deelnemer de (verdere) toegang tot de Dansstage te ontzeggen en/of van de evenementlocatie te verwijderen.

7.7 De stichting en organisatie zijn niet aansprakelijk voor kosten en schade welke ontstaan aan deelnemer en/of goederen, als direct of indirect gevolg van handelen of nalaten van andere deelnemers of aanwezigen en/of de beheerder van de gebouwen waarin de Dansstage plaatsvindt, tijdens of in verband met de Dansstage. Het betreden van de locatie waar de Dansstage plaatsvindt en het bijwonen ervan, geschiedt door deelnemer op eigen risico, in die zin dat de stichting en organisatie geen enkele aansprakelijkheid aanvaarden voor (letsel)schade ontstaan door genoemd betreden of bijwonen, zoals, maar niet uitsluitend, gehoor-, gezichts- en andere stoornissen.

7.8 De stichting en organisatie zijn op geen enkele wijze aansprakelijk voor schade aan of verlies van persoonlijke eigendommen, noch voor persoonlijke ongelukken die zich voordoen tijdens of rond de Dansstage.

8. Slotbepaling

8.1 Onverminderd haar eventuele andere rechten heeft de stichting in geval van een overmachtssituatie het recht om de uitvoering van een overeenkomst op te schorten dan wel buitenrechtelijk te ontbinden, zonder dat zij tot betaling van enige schadevergoeding gehouden is. Onder overmacht wordt verstaan iedere tekortkoming welke de stichting niet kan worden toegerekend, omdat zij niet te wijten is aan haar schuld krachtens de wet, een rechtshandeling of naar de in het maatschappelijk verkeer geldende opvattingen.